Onboard

In de tweede fase ‘onboard’ maken we een roadmap die meegroeit met je organisatie, aansluit bij je gebruikersprofielen en rekening houdt met veranderingen in de markt. Ook je IT-afdeling doorloopt een adoptieproces, zodat zij de bedrijfswensen steeds beter naar passende oplossingen kunnen vertalen. Samen met je IT-afdeling maken we een ontwerp en onderzoeken we geschikte technologieën. We organiseren een ‘proof of concept’, waar jouw medewerkers kunnen proeven hoe het is om samen te werken. Waarna we een geschikte omgeving gaan bouwen. Het fundament is nu gelegd en we migreren jouw huidige omgeving naar de nieuwe communicatie infrastructuur.

Dit doen wij aan de hand van  4 stappen:

• We beginnen aan de opbouw/uitrol van de centrale infrastructuur
• Na een opleidingsperiode stellen we het platform beschikbaar aan de gebruikers
• Vervolgens is het tijd om de adoptie monitoren
• Aan de hand van het adoptieproces worden er innovatieve functionaliteiten toegevoegd

We formeren het projectteam, maken een gedetailleerd ontwerp, bouwen de centrale infrastructuur op en nemen de gebruikers in de volgende stap van adoptie mee naar de nieuwe manier van succesvol samenwerken.

• Kickoff Transformatie projectteam & Ambassadeursteam: We stellen het transformatie projectteam tot in detail samen en verdelen de verantwoordelijkheden die betrekking hebben op jouw organisatie en Axians. Met onze hulp stel je een ambassadeursteam samen dat het samenwerkplatform bij collega’s motiveert.
• Informeren van gebruikers: Met onze hulp start je een campagne om de nieuwe manier van samenwerken te introduceren. Op basis van e-mail- en poster templates maken we de boodschap op maat voor jouw organisatie om medewerkers mee te nemen naar de nieuwe manier van werken en het adoptieproces te starten.
• Opbouwen centrale omgeving: We bouwen de centrale infrastructuur voor het samenwerkplatform op en, afhankelijk van de verantwoordelijkheden, zorgen er samen met je organisatie voor dat voldoende resources beschikbaar zijn om lokale componenten te installeren. Je levert alleen de Microsoft licenties aan die nodig zijn voor het activeren van de gebruikers.

De gebruikers van je organisatie worden per locatie voorzien van de benodigde functionaliteiten. Voor een succesvol gebruik van het samenwerkplatform leiden we de gebruikers op. Na de opleiding stellen we het platform bij de gebruikers beschikbaar en is de dienst operationeel.

• Activatie samenwerkplatform omgeving: Het samenwerkplatform wordt na het succesvol doorlopen van de test- en acceptatiecriteria officieel geactiveerd.
• Toewijzen van profielen aan gebruikers: Wij leveren een provisioningsheet waarin de eerder gedefinieerde profielen worden toegewezen aan medewerkers die gebruik gaan maken van de applicatie. De gedefinieerde profielen hebben we samen in de Envision fase gedefinieerd.
• Informeren en toevoegen van gebruikers: Zodra het toewijzen van de profielen gereed is, starten we een e-mail campagne en informeren we je organisatie op elke locatie zodat gebruikers weten wat er gaat komen. Na een korte periode van bewustwording gaan we het samenwerkplatform bij de gebruikers beschikbaar stellen. De randapparatuur, samengesteld per profiel, worden aan de gebruikers overhandigd.

De dienst is operationeel, nu is het belangrijk dat iedereen het samenwerkplatform ook daadwerkelijk gebruikt. Hiervoor monitoren we zowel het gebruik als de kwaliteit van het platform, zodat dit succesvol wordt geadopteerd en organisatorische doelen worden bereikt.

• Trainen van gebruikers: We voorzien medewerkers van interactieve trainingen en laten zien welke functionaliteiten het samenwerkplatform te bieden heeft, hoe deze werken en wat de voordelen zijn. Gebruikers kunnen op deze manier ervaren en vragen stellen over de geboden functionaliteiten en applicatie.
• Adoptiesessie ambassadeursteam: Het samenwerkplatform staat nu ‘aan’ en medewerkers kennen de basis functionaliteiten en werking van de applicatie. Om te kijken of je medewerkers gebruik maken van de applicatie analyseren we het gebruik van verschillende functionaliteiten door gebruiksdata te analyseren. Wordt er bijvoorbeeld alleen ge-chat, of worden er ook telefoongesprekken gevoerd? Tijdens een door Axians verzorgde adoptie-workshop krijgt het ambassadeursteam de eerste adoptie uitkomsten gepresenteerd. In samenwerking met Axians wordt er een Plan van Aanpak opgesteld met individuele acties voor ambassadeursteamleden. Na enkele weken bespreken we de voortgang van het adoptieproces op basis van ieder zijn acties. De adoptie workshop sessie wordt gedurende de Drive Value periode periodiek herhaald.

Pas als de gebruikers het samenwerkplatform volledig hebben geadopteerd kunnen we innovaties introduceren. Nieuwe functionaliteiten worden op basis van het adoptieproces aan het platform toegevoegd.

• Roadmap collaboration en nieuwe functionaliteiten: Samen stellen we een plan op hoe we de komende jaren gaan zorgen dat de manier van samenwerken verder wordt uitgebouwd in je organisatie. Op welke functionaliteiten en business indicatoren willen we gaan sturen over 18 maanden om zorg te dragen dat de nieuwe manier van werken bijdraagt aan het bereiken van je visie en doelstellingen?