Een ERP systeem kan een organisatie veel brengen. Zo vormt het een uitstekende basis voor de automatisering van bedrijfsprocessen. Het kan namelijk flexibel worden ingericht om zo tot de perfecte applicatie te komen voor je organisatie. Processen, rapportages: het is allemaal mogelijk binnen hetzelfde systeem. Zo hoeft niemand een compromis te sluiten om te voldoen aan een vooraf gedefinieerde standaard. Met een geïntegreerd systeem haalt iedereen het optimale uit z’n werk. Je maakt gebruik van één databron die verrijkt wordt door ieders expertise. Dennis Paalman (Product Manager) en Erik de Meijer (Pre Sales Consultant) bij Axians vertellen in deze blog hoe deze aanpak in de praktijk werkt.
De kracht van gëintegreerde software
Applicaties hebben verschillende doeleinden binnen organisaties. Zo is er software waarmee je facturen maakt of verkopen registreert. Dan zijn er applicaties bedoeld voor extern gebruik, zoals een portaal waarop klanten een storingen melden of producten kunnen bestellen en ook weer systemen voor het bijhouden en plannen van (project)uren. Dit werkt vaak ideaal voor de automatisering van verschillende deelprocessen maar de koppeling tussen verschillende databronnen ontbreekt. In de praktijk zien we dat er bij de aanschaf van een nieuwe applicatie slechts een aantal mensen worden betrokken en vaak ook maar van één afdeling. Hierdoor hou je de scope klein maar biedt de applicatie vaak enkel voordelen voor die betreffende mensen of afdeling, waardoor de rest van de organisatie achterblijft. Daarnaast zorgt deze aanpak voor een breed ICT landschap met weinig integratie. Met veel handmatig werk tot gevolg, want data die voor anderen ook van toepassing is moet vaak meerdere malen (handmatig) in verschillende systemen ingevoerd worden. Dit neemt alleen maar toe wanneer de organisatie groeit. Geen toekomstbestendige optie dus.
Om te kunnen groeien als organisatie is inzicht nodig. Inzicht in de prestaties van de hele organisatie: oftewel 360 graden inzicht. Hiervoor is integratie cruciaal. Geen aparte Excel sheets om informatie vast te leggen. Maar hoe zorg je er nu juist voor dat alle informatie samenkomt zonder dat data ingevoerd moet worden in meerdere systemen?
Klein beginnen daarna uitbreiden
Wanneer je gebruik maakt van verschillende oplossingen binnen je organisatie is de keuze voor een ERP systeem niet zomaar gemaakt. Het overstappen van verschillende applicaties naar één systeem heeft tijd nodig. Zo moet er rekening gehouden worden met verschillende factoren. Collega’s moeten bijvoorbeeld de nieuwe software leren kennen en alle data moet uit andere applicaties overgezet worden. In het verleden was het gebruikelijk om alles in één keer over te zetten. De impact hiervan was echter zo groot dat sommige implementaties vele jaren in beslag namen of zelfs nooit van de grond kwamen. Daar komt dan ook de associatie met lange, onzekere implementaties vandaan. Om nog maar niet te spreken over de kosten bij een gefaalde implementatie.
Het is dus zaak om deze fouten niet weer te maken. Ons devies is dan ook: begin klein en pak het rustig aan. Zet niet direct een heel systeem op, maar begin met de belangrijkste processen. Zo kunnen andere oplossingen één voor één uit-gefaseerd worden. Gebruikers kunnen hierdoor ook langzaamaan wennen aan het nieuwe systeem. En voor de afdelingen die als eerste overgaan kan snel een efficiëntieslag gemaakt worden. Zo voegt een ERP oplossing snel waarde toe aan de organisatie.
Ook kunnen standaard templates van veelvoorkomende business processen hierbij helpen. Het wiel hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden. Bijna 80% van de standaardprocessen is bij organisaties hetzelfde. De overige 20% kan naar wens van de klant worden ingericht. Immers biedt een modern ERP deze flexibiliteit. Vanuit dit gedachtengoed werken we bij Axians met templates voor onder andere HRM, CRM, ITSM en creditmanagement. Deze zijn gebaseerd op best-practices. Door het gebruik van deze templates en door gefaseerd te werk gaan blijft de implementatie behapbaar voor alle betrokkenen en is de kans op slagen veel groter.
De moderne gebruiker
Een softwaresysteem biedt de tools om alle bedrijfsprocessen achter de schermen gestroomlijnd te laten verlopen. Door gebruik te maken van intelligente workflows worden altijd op tijd de juiste acties uitgezet. Daarnaast verwacht de gebruiker van nu ook dat je binnen één klik de juiste informatie beschikbaar hebt via een mobiel device. Om invulling te geven aan deze behoefte is een andere interface nodig dan de desktop versie van ERP. Veel ERP leveranciers geven dit vorm via portalen en business apps. Hierbij wordt de databron die ERP biedt omgezet naar een gebruiksvriendelijke tool met een eenvoudige interface. De uitgebreide, soms complexe, functionaliteiten die een organisatie vereist blijven zo in stand zonder dat de eindklant iets van deze complexiteit merkt. Zij hoeven weinig moeite te doen om informatie te vinden en bij jou wordt alles automatisch geregeld. Een voorbeeld hiervan is het eenvoudig registreren van een ticket als de printer het niet meer doet of wanneer er kantoorartikelen besteld moeten worden. Op de achtergrond gaan allerlei processen lopen, maar de gebruiker merkt hier niets van. Win-win dus!
Samenwerken aan de toekomst
De markt ontwikkelt zich in een razend tempo. Klanten verwachten steeds meer omdat de technologie dit toelaat. Kan het ene systeem het niet dan kan het ander het wel. Ook ten aanzien van de dienstverlening ontwikkelt de markt zich snel. Producten én leveranciers zijn vervangbaar. Daarom is het belangrijk om op het gebied van service extra onderscheidend te zijn. Een klant mag op z’n minst verwachten incidenten snel opgelost worden. Maar kan een dienstverlener nog meer bieden? Het tijdig oplossen van incidenten is niet langer genoeg om de tevredenheid van klanten te garanderen. Het succes van een softwareleverancier van nu én de toekomst valt en staat bij de service die zij bieden. Klantbeleving staat hierbij centraal: doe alles met de toekomst van een klant in het achterhoofd en ontzorg hen van begin tot eind.
Integratie met een flexibel applicatielandschap
Daar waar ERP in sommige gevallen de lading niet dekt, kunnen externe applicaties worden gekoppeld. Zo word je ERP platform nog steeds gebruikt als universele databron, maar zijn tevens de uitgebreide functionaliteiten van de externe applicatie beschikbaar. Zo hoeft niemand concessies te doen en werkt iedereen vanuit hun kracht aan het succes van de organisatie en het verrijken van de data. Uiteraard vanuit één systeem. Geïntegreerde software is namelijk niet star. Wanneer het met de juiste insteek wordt toegepast is het uiterst flexibele.