Digitaal samenwerken brengt vele uitdagingen met zich mee. Bedrijven hebben vrijwel altijd meerdere afdelingen en teams, maar bedrijfsprocessen zijn afdelingsoverstijgend. Het komt regelmatig voor dat processen vertraging oplopen doordat de communicatie tussen de afdelingen niet goed verloopt. De ene afdeling weet vaak niet goed wat de andere afdeling doet. Daarnaast heeft iedere afdeling zijn eigen programma’s en systemen om data in op te slaan. Deze programma’s werken onderling niet goed samen. Om deze bedrijfsprocessen goed en efficiënt te laten verlopen was al een hele uitdaging toen iedereen op kantoor werkte. Met de meer versnipperde werkomgeving van nu zal dit nog meer uitdagingen met zich meebrengen en de bedrijfsprocessen niet ten goede komen.
Informatie delen via bestanden
Informatie met elkaar delen is essentieel voor een goede samenwerking. Denk bijvoorbeeld aan de documenten die je met elkaar deelt; je wilt altijd werken vanuit het meest actuele bestand. Echter raken documenten verloren in een volle mailbox of is het bestand geupdatet zonder dat iedereen over de laatste versie beschikt. Dit is inefficiënt, maar ook zeer foutgevoelig. Voor je het weet gaat het verkeerde document naar een klant en ontstaat er onnodige verwarring. De juiste software voorkomt een wildgroei van bestanden en zorgt ervoor dat iedereen bij de meest recente versie van de bestanden kan. Alles wordt centraal opgeslagen in het systeem en iedereen met de juiste rechten kan de bestanden inzien, bewerken en updaten. Bijkomend voordeel is dat je het document niet hoeft te sturen maar alleen de link naar de locatie van het bestand. Zo bespaar je ook opslagruimte.
Systemen met elkaar integreren
Helaas leert de praktijk dat iedere afdeling zijn eigen systemen heeft en deze onderling vaak niet goed samenwerken. Met geïntegreerde software zorg je ervoor dat verschillende systemen gekoppeld zijn. Afdelingsoverstijgende processen, zoals planning, inkoop, voorraadbeheer, verkoop en financiën zijn hierdoor met elkaar verbonden. Bedrijfsprocessen worden zo minder foutgevoelig omdat data maar één keer ingevoerd wordt. Dit levert ook direct tijdsbesparing op.
Lees hier meer over geïntegreerde software
Real time informatie paraat
Om keer op keer een zo optimaal mogelijke klantervaring te creëren, wil je op elk moment van de dag weten wat er bij de klant speelt. Zo wil je inzicht hebben in lopende projecten, opportunities en contracten. Met geïntegreerde software heb je alle informatie van de verschillende afdelingen op één plaats. Hierdoor kun je gemakkelijk tussen de informatie van deze afdelingen schakelen of alles volgen via realtime dashboards. Zo weet je precies wat de stand van zaken is en wat de mogelijkheden zijn.
Van meerdere systemen maar één geïntegreerd systeem
Er zijn veel systemen beschikbaar voor een specifieke afdeling. De keuze voor een systeem wordt gebaseerd op de wensen en behoeften van de betreffende afdeling. Hierdoor wordt er vaak gekozen voor een best-of-breed oplossing. De systemen van verschillende afdelingen worden vervolgens met elkaar gekoppeld om te zorgen dat ze samenwerken. Dit is echter onderhevig aan veel onderhoud bij bijvoorbeeld updates en de kans op foutmeldingen is groter dan bij één systeem, wat de bedrijfsvoering kan verstoren. In veel gevallen is daarom niet het integreren van deze systemen, maar een ERP systeem de beste oplossing om bedrijfsprocessen te automatiseren. Bedrijfsprocessen verlopen namelijk een stuk sneller wanneer je controle vanuit één systeem hebt. Daarnaast vereenvoudigd het je applicatielandschap.
We kunnen wel zeggen dat geïntegreerde software de ruggengraat van iedere succesvolle organisatie is. Een ERP systeem zorgt ervoor dat ervoor dat de gehele organisatie in één databron werkt en alle informatie centraal beschikbaar is.
Lees hier meer over één geïntegreerd softwaresysteem
Benieuwd wat geïntegreerde software voor jou kan betekenen
Wil je meer weten over hoe digitaal samenwerken eenvoudiger wordt door gebruik te maken van geïntegreerde software? Neem contact met ons op via onderstaand formulier.