Hoe Seafood Connection de wereldwijde goederenstroom beheerst met Exact Synergy

Seafood Connection verbindt de supply chain voor vis en schaaldieren van vissers wereldwijd aan afnemers zoals supermarktketens in Europa. In de praktijk komt dit neer op het transport van vis naar de afnamelocaties en het verwerken in de door de klant gewenste verpakking. Het is een uitgekiend logistiek proces, waarin het bewaken van de kwaliteit een centrale rol speelt. Want de link is zo sterk als het wederzijds vertrouwen tussen de partners in deze keten. ICT Manager Rick de Graaf en Projectleider IT Luke Brouwer vertellen over de belangrijke rol die Exact Synergy speelt in dit bedrijfsproces.

In 2013 werd Seafood Connection onderdeel van de Japanse multinational Maruha Nichiro, een van de grootste visondernemingen ter wereld. Rick vertelt: “Dankzij deze fusie breidden onze mogelijkheden zich geweldig uit. Zo kregen we zusterorganisaties met leveringen van andere vissoorten uit onder andere Vietnam. Daarnaast verbreedden we ons assortiment, door het opzetten van kwekerijen en inmiddels bieden we zelfs veganistische producten, gebaseerd op zeewier.

Seafood Connection ontdekte dat Exact Synergy dé oplossing is om inzicht in en grip te krijgen op de supply chain met o.a. containerplanning, kwaliteit en CRM.

Exact Synergy als dé oplossing voor inzicht en grip

Door deze ontwikkeling veranderde de behoefte aan inzicht. De inkoop, logistiek en kwaliteit van elke schakel in de supply chain vragen om actuele informatie en prognoses. Uit die behoefte ontstond de zoektocht naar een geschikt systeem. Seafood Connection ontdekte dat Exact Synergy dé oplossing is om inzicht in en grip op de gehele supply chain te krijgen, met als belangrijke onderwerpen containerplanning, kwaliteit en CRM. Het wordt gebruikt als platform, waarbij iedere medewerker toegang heeft tot actuele informatie. Op ieder moment van de dag, waar dan ook ter wereld.

Containerplanning komt samen in Exact Synergy

Containers worden gezien als voorraad op zee. “Het is dus van groot belang om te weten wat en hoeveel er onderweg is en wanneer het aankomt” legt Rick uit. “Een deel van deze informatie halen we uit Exact Globe. Denk hierbij aan informatie zoals de leverancier, de inhoud van de container en het bedrag dat is vooruitbetaald. Maar met deze informatie kun je geen containerplanning maken. Je mist essentiële onderdelen, zoals verwachte vertrek- en aankomstdata en douaneverplichtingen. Dit komt samen in Exact Synergy.”

Logistiek

De logistiek partner van Seafood Connection geeft het containernummer en de verwachte vertrek- en aankomstdatum door. Dit berichtenverkeer wordt automatisch ingelezen en verwerkt in Exact Synergy. Luke: “Een belangrijk moment in dit proces is de wisselwerking tussen de operationele planning en de financiële gevolgen hiervan. Op welk moment is de planning definitief en kan de inkooporder in Exact Globe aangemaakt worden? Dat heeft namelijk invloed op de voorraad en cashflow. Na het zetten van één vinkje in Exact Synergy wordt de inkoopboeking automatisch aangemaakt en is de registratie van logistieke gegevens voltooid.” Rick vult aan: “Door Exact Synergy te gebruiken voor de logistieke planning hebben we beter inzicht gekregen in onze supply chain.”

Documentatie

Om vis te verschepen is ook douane-documentatie nodig. Luke vertelt: “De collega’s in Vietnam verzamelen al deze documenten en slaan ze op in Exact Synergy. Zodra de containers aankomen in de haven, vullen Nederlandse collega’s deze documenten aan. Zo komt alles samen in één systeem.”

Door Exact Synergy te gebruiken voor de logistieke planning hebben we beter inzicht gekregen in onze supply chain.

Workflows brengen structuur in kwaliteitscontrole

Seafood Connection had archiefkasten vol met handboeken over kwaliteitseisen, normen en certificeringen. Exact Synergy borgt dat handelingen en controles zijn uitgevoerd en bewaakt dat dit structureel gebeurt. De workflows in Exact Synergy lenen zich hier uitstekend voor. Als er bijvoorbeeld een container binnenkomt met Ready-to-Eat producten, moet er meteen een monster genomen worden om de kwaliteit ervan te laten meten. Luke vertelt: “Exact Synergy maakt voor belangrijke processen direct een workflow aan. Deze komt bij de juiste medewerkers binnen en wordt direct verwerkt. Zo is volledig traceerbaar of aan de kwaliteitseisen is voldaan”.

De certificerende instantie vindt dit een prachtig systeem. “In het voorjaar van 2022 is het IFS-certificaat verleend met een score van bijna 97%. De hoogste score die Seafood Connection ooit haalde. De hele audit was vanuit Exact Synergy afgenomen”, vertelt Luke trots.

CRM

Het verkoopteam van Seafood Connection ontdekte dat Exact Synergy ook prima functioneert als rapportageplatform. Iedere maandag ontvangen ze automatisch een verslag met daarin de actuele voorraad én de verkoopcijfers van hun klanten ten opzichte van voorgaande jaren. Dat verslag toont welke klant achterloopt of meer inkoopt ten opzichte van vorig jaar.

Actuele prijslijsten

De klanten ontvangen iedere vrijdagmiddag actuele prijslijsten. De verkoper vinkt de contactpersoon aan die de prijslijst moet ontvangen. Dit is een slimme combinatie van actuele voorraad en actuele verkoopprijzen, wat resulteert in een prijslijst op maat. De lijst is tevens terug te vinden als document in Exact Synergy, gekoppeld aan de klant en contactpersoon.

Exact Synergy wordt gebruikt als platform waarmee iedere medewerker toegang heeft tot actuele informatie, op ieder moment van de dag, waar dan ook ter wereld.

Eén waarheid dankzij Exact Synergy

Met Exact Synergy heeft Seafood Connection een systeem dat een actueel inzicht in en grip op de processen geeft. Er is één waarheid waar iedere medewerker mee werkt. Rick: “Hierdoor kunnen strategische beslissingen voor de toekomst gebaseerd worden op feiten en betrouwbare voorspellingen.”