TenCate Grass is wereldwijd toonaangevend in de ontwikkeling, productie, installatie en onderhoud van kunstgrassystemen voor topsport, recreatie en landschapstoepassingen. TenCate Grass heeft ruim 1.500 medewerkers die actief zijn in vestigingen in Noord-Amerika, Europa, het Midden-Oosten en Azië-Pacific. De organisatie werkte al met IBM Cognos Controller, maar kreeg door een aantal overnames behoefte om meer grip te krijgen op de cijfers. En om toe te werken naar een eenduidige manier van consolidatie, reporting en informatievoorziening op globaal, regionaal en lokaal niveau. Axians ondersteunde TenCate Grass bij de onboarding van nieuwe bedrijfsonderdelen in IBM Cognos Controller. Daarnaast hielp Axians bij het inrichten van processen, workflows en structuren in IBM Planning Analytics om eenvoudiger te voldoen aan de verplichtingen rondom IFRS16. Daarnaast wilde TenCate Grass de mogelijkheden van Planning Analytics optimaal benutten om tot in detail inzicht te krijgen in financiële, commerciële en andere bedrijfsinformatie, om strategische keuzes te onderbouwen.

Behoefte aan meer inzicht en controle

Alfons Kreule, CIO bij TenCate Grass: “In 2016 is ons moederbedrijf Koninklijke TenCate overgenomen door een private equity van Gilde Buy Out Partners, Parcom en ABN Amro Participaties. Sindsdien zijn we flink gegroeid, mede door een aantal overnames. Als globale IT-afdeling stonden wij voor de uitdaging om deze nieuwe bedrijfsonderdelen van TenCate Grass te onboarden in onze systemen en toe te werken naar een eenduidige informatievoorziening. We werkten al met IBM Cognos Controller voor onze financiële consolidatie en reporting. Vanzelfsprekend wilden we onze nieuwe bedrijfsonderdelen ook zo snel mogelijk naar Cognos Controller overzetten.” “Door die vele transities werd het duidelijk dat we meer inzicht wilden in de dagelijkse cijfers op globaal, regionaal en lokaal niveau, om zo strategische keuzes feitelijk te onderbouwen en op tijd bij te sturen op basis van actuele cijfers. IBM Cognos Controller is een consolidatie tool voor de maandafsluiting en bood onze mensen slechts beperkte functionaliteit om de juiste inzichten te krijgen. Bovendien werd in 2016 duidelijk dat we moesten voldoen aan IFRS16, de nieuwe richtlijnen voor de administratieve verwerking van leaseovereenkomsten. Door die twee uitdagingen waren we op zoek naar een passende oplossing”, aldus Alfons Kreule.

Tot in detail kunnen onze bedrijfsonderdelen cijfers inzien en hun beslissingen feitelijk onderbouwen. Daarnaast maken we nu in enkele minuten een rapportage over onze wekelijkse sales.

Kreule Alfons

Keuze voor IBM Planning Analytics was een ‘no-brainer’

Alfons Kreule: “De mensen van Axians zijn al jarenlang onze partner en hielpen ons bij de implementatie en het beheer van IBM Cognos Controller. Zij adviseerden ons IBM Planning Analytics, om onze uitdagingen het hoofd te bieden. Met Planning Analytics konden we de volledige workflow rondom IFRS16 automatiseren, van het opstellen van leasecontracten tot het beheren en beëindigen van contracten.”“Daarnaast biedt Planning Analytics veel mogelijkheden om meer grip te krijgen op onze financiële en operationele data. Bijvoorbeeld om onze budgetting en forecasting te vereenvoudigen. Het uitgangspunt was echter dat niet alleen de finance-afdeling erop vooruit moest gaan, maar dat ook lokale bedrijfsonderdelen moesten profiteren van de oplossing. Met Planning Analytics wordt het mogelijk om naast financiële analyses ook rapportages en dashboards te ontwikkelen met data van sales, logistics of manufacturing. En we kunnen verschillende soorten data combineren, om tot hele nieuwe inzichten te komen. Door de talloze mogelijkheden was het voor ons eigenlijk een ‘no-brainer’ om voor Planning Analytics te kiezen.”

Geen omkijken naar IFRS16

“Planning Analytics is volledig geïntegreerd met ons ERP-systeem, Cognos Controller en andere databronnen. De tooling stelt ons in staat om op een slimme en eenvoudige manier onze leaseboekhouding over alle bedrijfsonderdelen op orde te houden. Planning Analytics biedt een geïntegreerde module voor IFRS16 die de volledige workflow automatiseert rondom IFRS16 en bevat standaardregels voor het berekenen van activa met een gebruiksrecht (ROU) en leaseverplichtingen, inclusief toekomstige betalingen, rente en afschrijving. Door de integratie met Cognos Controller wordt de leaseboekhouding direct verwerkt in ons consolidatie- en rapportageproces. Zo voldoen we als TenCate Grass altijd aan de richtlijnen van IFRS16, zónder dat het ons veel tijd en moeite kost”, zegt Alfons Kreule.

Met Planning Analytics wordt het mogelijk om naast financiële analyses ook rapportages en dashboards te ontwikkelen met data van sales, logistics of manufacturing.

Kreule Alfons

Voortborduren op de financiële basis

Alfons Kreule: “Dankzij Planning Analytics hebben we daarnaast veel tijdrovende en handmatige processen aangepakt. Onze budgetting, forecasting en maand- en jaarafsluitingen zijn sterk vereenvoudigd, doordat cijfers nu direct beschikbaar zijn. We hebben samen met Axians processen, workflows en standaarden ontwikkeld, waardoor we met één druk op de knop rapportages en dashboards genereren. We hoeven in principe alleen de cijfers te controleren. Bovendien kunnen we dankzij Planning Analytics onze cijfers veel beter onderbouwen. We hebben tot op detailniveau inzicht in onze data, waardoor we altijd antwoord kunnen geven op inhoudelijke vragen. De informatievoorziening is zeer actueel, zodat we op tijd zien waar we bij moeten sturen. We hebben geen last meer van tijdzones, maar hebben alle informatie in een paar klikken tot onze beschikking. Bovendien kijken we nu overal ter wereld op dezelfde manier naar de data.

Waarde toevoegen voor de business

“De volgende stap is om naast het financiële inzicht ook meer grip te krijgen op onze operationele data. We zijn nu bezig met het inrichten van dashboards en rapportages op basis van onze salesdata. We maken alle individuele salestransacties van 2017 tot nu inzichtelijk. Die data categoriseren we in verschillende dimensies, zoals regio, klant, projecttype, prijs, artikelsoort en marge. Tot in detail kunnen onze bedrijfsonderdelen cijfers inzien en hun beslissingen feitelijk onderbouwen. “Daarnaast maken we nu in enkele minuten een rapportage over onze wekelijkse sales. Dat was voorheen een tijdrovende klus waarbij we alle transacties moesten verzamelen en consolideren. Nu hebben we alle informatie direct tot onze beschikking. In de toekomst willen we andere transactionele data, zoals van onze logistics en manufacturing, ook toevoegen aan Planning Analytics. Zo krijgen we steeds meer inzicht in onze operatie en kunnen we de kwaliteit van onze business blijven verbeteren”, aldus Alfons Kreule.

Samen met TenCate Grass hebben we de ideale situatie in kaart gebracht. Daaruit kwam een roadmap naar voren, waarmee we het project in verschillende delen hebben opgeknipt. De financiële consolidatie en reporting stonden al als een huis met IBM Cognos Controller. Vanuit daar hebben we met IBM Planning Analytics de forecasting en budgetting op orde gebracht en de applicatie voor IFRS16 geïmplementeerd. Daarmee heeft de finance-afdeling een belangrijke stap gezet om een échte business partner te worden. Nu zetten we de volgende stap door samen met TenCate Grass het management en de overige stakeholders ook te ondersteunen met waardevolle inzichten uit rapportages en dashboards.

Zeeuw Jeroen

Manager Smart Finance bij Axians

Ondersteuning van Axians

“De betrokkenheid en inzet van de mensen van Axians helpt ons enorm tijdens dit traject.  Ze zijn erg flexibel, waardoor we onze deadlines altijd halen. Als we vragen hebben, dan zien we ook direct dat die vragen opgepakt worden. En we merken dat de mensen van Axians een bepaalde expertise hebben die je van een partner mag verwachten. Ze weten waar ze het over hebben en zijn altijd scherp op dingen die slimmer of beter kunnen. Kortom, een fijne partner om mee samen te werken”, aldus Alfons Kreule.

Over de auteur van TenCate Grass

Alfons Kreule studeerde HBO Accountacy en groeide daarna in diverse organisaties door van assistent-accountant tot CIO van TenCate Grass. In zijn huidige rol is hij eindverantwoordelijk voor alles wat met IT te maken heeft. Van het uitvoeren van de IT-strategie tot het opzetten van een goede IT-architectuur, datamanagement, GDPR en de digitale transformatie van TenCate Grass.

 

Wil je meer weten over de mogelijkheden van IBM Planning Analytics en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Marco Struis, senior smart finance consultant en IBM expert, legt het je graag uit!

Contact

Heb je een vraag? Wil je met ons van gedachten wisselen? Heb je behoefte aan onafhankelijke experts die je concrete adviezen geven voor jouw specifieke situatie? Aarzel niet en neem contact met ons op!