ICTU: “Axians begrijpt hoe de overheid wérkt.”

Axians heeft ICTU geholpen bij de herinrichting van de financiële en projectadministratie. Stichting ICTU is een onafhankelijke adviseur en uitvoerder binnen de overheid. ICTU’s werkveld is de digitale overheid. Axians heeft ervoor gezorgd dat deelapplicaties voor relevante onderdelen nu zijn gekoppeld aan één centraal administratief basissysteem: Exact. Paul Vieyra: “Het is daarbij prettig om te merken dat Axians weet hoe een overheid graag samenwerkt met externe partners. Tegelijkertijd helpen zij ons vanuit die ervaring om intern draagvlak te creëren voor de veranderingen.”

ICTU in vogelvlucht

ICTU is 15 jaar geleden opgericht door de Rijksoverheid om als onafhankelijke adviseur en uitvoerder binnen de overheid kwalitatief hoogwaardige digitale dienstverlening te realiseren. Paul Vieyra: “We voeren projecten uit vanuit vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstoogmerk voor alle overheden: Rijk, provincies, gemeenten, uitvoeringsorganisaties en waterschappen. Wij zijn overheid, maar ook een zelfstandige stichting, met een behoorlijke mate van vrijheid in hoe wij projecten inrichten. IT maakt doorgaans deel uit van onze oplossingen. ICTU heeft oog voor de balans tussen techniek en gebruik én tussen innovatie en werkbare oplossingen. Zo hebben we onder meer de software ontwikkeld voor het Lerarenregister en is DigiD een oplossing met de signatuur van ICTU. De overheid hanteert een heel landschap aan registers. Wij dragen daar ons steentje aan bij door een betere digitale overheid en, waar nodig, koppelen wij deze ook. Momenteel zijn we bijvoorbeeld met een project bezig om fraude vroegtijdig te kunnen detecteren, door diverse registers te matchen om zo gericht controles uit te kunnen voeren.”

Optimalisatie van de financiële en projectadministratie

ICTU en Axians werkten samen aan de herinrichting van de financiële en projectadministratie van ICTU. Hierbij is deels gebruik gemaakt van bestaande en deels van nieuwe applicaties. Paul Vieyra: “Wij werken met Exact Globe en Exact Synergy voor de project- en financiële administratie. Daarnaast gebruiken we TimeTell voor urenregistratie en AFAS voor het vastleggen van medewerkergegevens. Deze systemen waren niet aan elkaar gekoppeld. Een grote beperking, want onze medewerkers schrijven tijd, maar die werd in onze boekhouding binnen Exact niet automatisch vertaald in geld. De koppeling tussen deze systemen is nu door Axians gemaakt. Door nu uren te boeken en direct in geld om te zetten binnen Exact, zien we de actuele resultaten en is er een betere projectbewaking mogelijk.”

Veel eerder inzicht in de integrale actualiteit

Axians heeft ervoor gezorgd dat deze applicaties onderling geautomatiseerd informatie kunnen uitwisselen. Paul Vieyra: “Eenmalig ingevoerde informatie kan nu identiek worden uitgewisseld. Een voorbeeld: als er een mutatie van een medewerker in AFAS wordt ingevoerd, dan wordt die wijziging nu automatisch in alle andere applicaties doorgevoerd. Ook belangrijk: alle mutaties leiden tot financiële mutaties in Exact. Nu worden die periodiek (frequentie naar behoefte) geautomatiseerd verwerkt. ICTU heeft daarmee eerder zicht op de actualiteit van projectinformatie en ICTU als geheel.”

Intensieve samenwerking tussen ICTU en Axians

Een aspect van de samenwerking met Axians was de tijdsdruk, geeft Paul Vieyra aan: “In slechts drie maanden heeft Axians samen met ons het eerste project technisch gerealiseerd. Op 1 januari konden we over naar het gekoppelde systeem. Een grote wens omdat we daarmee in Exact ‘schoon’ aan een nieuw boekjaar konden beginnen. Het project betrof het op orde brengen van de heringerichte administratie en de processen daar omheen. Door deze korte implementatietijd zijn er na 1 januari wel kinderziekten opgetreden. In het eerste halfjaar hebben we die grotendeels opgelost en zijn de processen aangepast. Zo hebben we in deze fase de té complexe autorisatiestructuur in TimeTell samen met Axians vereenvoudigd, waardoor in TimeTell geboekte uren eerder verwerkt kunnen worden in Exact. Dit levert naar verwachting sneller inzicht in uren op en dus actuele rapportages waar de projectleider op kan sturen. Axians heeft in het eerste halfjaar soms ook taken op zich genomen die eigenlijk niet in de scope van hun werkzaamheden passen, maar waar we wel blij mee waren omdat we op dat moment intern geen capaciteit beschikbaar hadden. Ik heb de flexibiliteit en de samenwerking als goed ervaren.”

Axians: Ervaring met veranderingsprocessen bij de overheid

Gertjan Riga is project manager bij Axians: “Je kunt een technisch systeem doorvoeren, zoals bij ICTU, maar het is cruciaal dat je ook de gebruikers ervan meekrijgt in de change. Vaak zitten zij met allerlei vragen en soms is er wat koudwatervrees. Axians speelt ook hier graag een rol in. Nadat de technische wijzigingen in de inrichting van de applicaties bij ICTU zijn doorgevoerd, hebben we de organisatie begeleid in het doorvoeren en accepteren van de wijzigingen. Dit doen we heel rechtstreeks en hands on met de feitelijke gebruikers. Vaak hebben zij vragen als: hoe ga ik met deze changes om? Wat is het voordeel hiervan voor mijn specifieke werk? Hierin hebben we ook de medewerkers van ICTU begeleid, zowel via gezamenlijke informatiesessies als op basis van persoonlijke begeleiding. Wij hebben dus ervaring met dit soort veranderingsprocessen bij de overheid.”